Verpflegungspauschale 2026: Was darf ich absetzen?
Wer beruflich unterwegs ist, hat Anspruch auf steuerliche Anerkennung des erhöhten Verpflegungsaufwands. Der Staat hat dafür feste Verpflegungspauschalen (auch: Tagegeld oder Verpflegungsmehraufwand) festgelegt – Sie müssen keine Belege sammeln, die Pauschale gilt pauschal. Entscheidend ist allein die Abwesenheitsdauer von Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte.
Eintagesreise ≥ 8h
14 €
Abwesenheit von Wohnung & erster Tätigkeitsstätte
An- & Abreisetag
14 €
Jeweils – unabhängig von der Reisedauer
Zwischentag (24h)
28 €
Volle Tage bei mehrtägigen Reisen
Diese Sätze gelten seit 2020 unverändert (§ 9 Abs. 4a EStG). Maßgeblich ist die Gesamtabwesenheit von Ihrer Wohnung – nicht die Entfernung vom Arbeitgeber. Wer morgens um 6 Uhr abreist und abends um 22 Uhr zurückkehrt, hat 16 Stunden Abwesenheit und darf 14 € ansetzen.
Beispielrechnung: 3-tägige Dienstreise nach München
Sie reisen montags nach München, übernachten dienstags und kehren mittwochs zurück. Grenzsteuersatz 35 %, kein AG-Zuschuss:
| Tag | Typ | Pauschale | Steuerersparnis (35 %) |
|---|---|---|---|
| Montag | Anreisetag | 14 € | 4,90 € |
| Dienstag | Zwischentag (24h) | 28 € | 9,80 € |
| Mittwoch | Abreisetag | 14 € | 4,90 € |
| Gesamt | 3 Tage | 56 € | 19,60 € |
Bei 10 solchen Reisen pro Jahr ergibt sich eine jährliche Steuerersparnis von 196 € – ohne einen einzigen Beleg. Wer 20 Reisen im Jahr macht (z. B. Außendienstler), kommt auf fast 400 € Steuerersparnis allein durch Verpflegungspauschalen.
Mahlzeitenkürzung: Was passiert, wenn der AG Essen bezahlt?
Stellt Ihr Arbeitgeber oder ein Dritter (z. B. der Kunde) Mahlzeiten, wird die Verpflegungspauschale zwingend gekürzt – auch wenn Sie die Mahlzeiten gar nicht annehmen. Die Kürzungsbeträge beziehen sich stets auf den Inlandssatz von 28 €:
| Gestellte Mahlzeit | Kürzungsbetrag | Verbleibende Pauschale |
|---|---|---|
| Frühstück | 5,60 € (20 %) | 22,40 € |
| Mittagessen | 11,20 € (40 %) | 16,80 € |
| Abendessen | 11,20 € (40 %) | 16,80 € |
| Frühstück + Mittagessen | 16,80 € | 11,20 € |
| Alle drei Mahlzeiten | 28,00 € | 0 € (entfällt) |
Die Kürzung gilt auch dann, wenn die Mahlzeit vom Kunden, auf einer Messe oder bei einer Veranstaltung gestellt wird – nicht nur wenn der Arbeitgeber direkt zahlt.
Die 3-Monats-Frist: Wann entfällt die Pauschale?
Wer dauerhaft an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte arbeitet, verliert nach 3 Monaten den Anspruch auf Verpflegungspauschalen. Ab dem 4. Monat gilt der Einsatzort als erste Tätigkeitsstätte – und damit entfällt der steuerliche Vorteil.
✅ Dreimonatsfrist läuft neu
- Unterbrechung von mind. 4 Wochen (28 Tage)
- Krankheit oder Urlaub von ≥ 4 Wochen
- Neues Projekt an demselben Ort
- Wechsel der Tätigkeitsstätte
⚠️ Pauschale entfällt ab Monat 4
- Durchgehender Einsatz länger als 3 Monate
- Gilt auch bei Projektarbeit beim Kunden
- Unterkunftskosten bleiben absetzbar
- Fahrtkosten nach Entfernungspauschale
Viele Arbeitnehmer übersehen die Dreimonatsfrist – besonders bei langen Kundenprojekten. Wer 5 Monate beim selben Kunden arbeitet, kann nur für die ersten 3 Monate Verpflegungspauschalen geltend machen.
Auslandsreisen: Länderspezifische BMF-Pauschalen
Das BMF veröffentlicht jährlich Auslandspauschbeträge für Dienstreisen ins Ausland. Diese variieren stark – von 28 € täglich in Polen bis 79 € in Japan. Maßgeblich ist das Land, in dem Sie überwiegend tätig sind – nicht das Land, durch das Sie reisen.
| Land | Vollverpflegung/Tag | An-/Abreisetag (≈ 80 %) | Steuerersparnis/Tag (35 %) |
|---|---|---|---|
| Japan | 79 € | 63 € | 27,65 € |
| Norwegen | 70 € | 56 € | 24,50 € |
| Schweiz | 67 € | 54 € | 23,45 € |
| USA | 65 € | 52 € | 22,75 € |
| Großbritannien | 57 € | 46 € | 19,95 € |
| Kanada | 57 € | 46 € | 19,95 € |
| Frankreich | 49 € | 39 € | 17,15 € |
| Italien | 45 € | 36 € | 15,75 € |
| Österreich | 35 € | 28 € | 12,25 € |
| Polen | 28 € | 22 € | 9,80 € |
Quelle: BMF-Schreiben Auslandspauschbeträge 2025 · Alle 30 Länder im Rechner oben verfügbar.
So tragen Sie die Pauschale in die Steuererklärung ein
Arbeitnehmer tragen die Verpflegungspauschale als Werbungskosten in der Anlage N ein – Zeile 52 bis 55 (Reisekosten). Selbstständige und Freiberufler setzen die Pauschale als Betriebsausgaben an – ohne Belegpflicht, aber mit Nachweis der Reise (Terminkalender, Hotelbuchung, Bahnticket).
Arbeitnehmer
Anlage N, Zeile 52–55
AG-Erstattung wird automatisch gegengerechnet. Nur den Nettobetrag (Pauschale minus AG-Zuschuss) eintragen.
Selbstständige / Freiberufler
EÜR, Betriebsausgaben
Als Betriebsausgabe absetzbar. Keine Belege nötig, aber Reisenachweis aufbewahren (mind. 10 Jahre).
GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer
Reisekostenabrechnung der GmbH
Die GmbH zahlt die Pauschale steuerfrei aus – bis zur Höhe der gesetzlichen Pauschale kein Lohnsteuerabzug.