Reisekosten 2026: Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale & Dreimonatsfrist
Wer beruflich reist, kann Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten steuerlich geltend machen — entweder als Werbungskosten in der Steuererklärung oder durch steuerfreie Erstattung vom Arbeitgeber. Der Reisekosten-Rechner hilft, die absetzbaren Beträge korrekt zu ermitteln. Dieser Ratgeber erklärt alle relevanten Regeln für 2026.
Was zählt als Dienstreise?
Eine Dienstreise (steuerlich: auswärtige Tätigkeit) liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte (Büro, Betrieb) und außerhalb seiner Wohnung tätig wird. Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte sind dagegen keine Dienstreise, sondern über die Pendlerpauschale absetzbar.
Verpflegungsmehraufwand (Tagegeld) 2026
Der Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerfreie Pauschale für erhöhte Verpflegungskosten auf Dienstreisen. Sie wird nicht für tatsächliche Ausgaben gewährt, sondern pauschal nach Abwesenheitsdauer — ohne Belegpflicht.
| Abwesenheitsdauer (Inland) | Pauschale 2026 |
|---|---|
| Weniger als 8 Stunden | 0 € (kein Anspruch) |
| Mehr als 8 Stunden / An- und Abreisetag | 14 € |
| Volle 24-Stunden-Abwesenheit | 28 € |
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter (Hotel, Veranstalter) eine Mahlzeit, wird die Tagespauschale gekürzt: −20 % für Frühstück (= 5,60 €), −40 % für Mittag- oder Abendessen (= 11,20 € jeweils). Bei 28 € Tagespauschale und allen drei Mahlzeiten verbleibt 0 €.
Praxisbeispiel: Dreitägige Konferenz (Anreise Mo, Konferenz Di ganztags, Abreise Mi): Montag Anreisetag = 14 €, Dienstag voll = 28 € − 5,60 € (gestelltes Frühstück) = 22,40 €, Mittwoch Abreisetag = 14 €. Gesamt: 50,40 €.
Die Drei-Monats-Frist: Wann endet der Verpflegungsanspruch?
Die Dreimonatsfrist (§ 9 Abs. 4a EStG) ist eine der wichtigsten — und häufig übersehenen — Regeln bei Reisekosten. Sie besagt:
≤ 3 Mo.
Verpflegungsmehraufwand steht zu
> 3 Mo.
Die auswärtige Stätte gilt als „erste Tätigkeitsstätte"
≥ 4 Wo.
Unterbrechung setzt die Dreimonatsfrist zurück
Arbeitnehmer, die länger als 3 Monate am gleichen Außeneinsatzort tätig sind (z. B. Projektarbeit beim Kunden), verlieren ab dem 4. Monat den Anspruch auf steuerfreien Verpflegungsmehraufwand für diesen Ort. Die Fahrtkosten dorthin werden dann nur noch nach der Pendlerpauschale (0,30 €/km, einfache Strecke) berücksichtigt — nicht mehr als Dienstreise. Nur eine Unterbrechung von mindestens 4 Wochen (z. B. durch Urlaub, Krankheit, anderes Projekt) setzt die Frist zurück.
Kilometerpauschale und Fahrtkosten auf Dienstreisen
Wer für Dienstreisen den privaten Pkw nutzt, kann die Fahrtkosten nach der steuerlichen Kilometerpauschale abrechnen — ohne Tankbelege, ohne Nachweise über tatsächliche Kfz-Kosten.
| Fahrzeug | Pauschale je km | Mitfahrer-Zuschlag |
|---|---|---|
| Pkw (alle Antriebsarten) | 0,30 €/km | + 0,02 €/km |
| Motorrad / Roller | 0,20 €/km | + 0,02 €/km |
| Fahrrad / E-Bike | 0,05 €/km | — |
Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder Flug werden die tatsächlichen Kosten (Ticket) angesetzt, kein Pauschbetrag. Parkgebühren, Mautkosten und Straßenbenutzungsgebühren zählen ebenfalls als absetzbare Reisenebenkosten.
Übernachtungskosten und sonstige Reisenebenkosten
Übernachtungskosten
Tatsächliche Übernachtungskosten können in voller Höhe erstattet oder als Werbungskosten geltend gemacht werden. Steuerlich gibt es keine Höchstgrenze, solange die Kosten angemessen sind.
Reisenebenkosten
Abrechenbar sind u. a.: Parkgebühren, Mautkosten, Taxi/ÖPNV am Reiseort, Gepäckträger, Trinkgelder in angemessener Höhe, notwendige Telefonkosten, Reinigung von Berufskleidung auf Reise.
Dienstreise vs. Pendlerpauschale
Nur Fahrten zur auswärtigen Tätigkeitsstätte zählen als Dienstreise (hin und zurück, 0,30 €/km). Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte (Büro) sind dagegen über die Pendlerpauschale (einfache Strecke, 0,30 €, ab km 21: 0,38 €) abzusetzen.