Kilometerpauschale & Entfernungspauschale 2026: Was gilt für wen?
Im deutschen Steuerrecht gibt es zwei verschiedene Situationen, in denen Fahrtkosten mit einer Kilometerpauschale abgerechnet werden: das tägliche Pendeln zur Arbeit (Entfernungspauschale) und Dienstreisen zu auswärtigen Tätigkeitsstätten. Beide nutzen den Begriff „Kilometerpauschale", funktionieren aber nach unterschiedlichen Regeln — besonders was die absetzbare Streckenlänge betrifft.
Pendeln (Entfernungspauschale)
Nur einfache Wegstrecke · 0,30 €/km (1–20 km) · 0,38 €/km (ab km 21)
Dienstreise (Reisekostenpauschale)
Hin + Rückweg · 0,30 €/km · Kein Kilometerlimit
Entfernungspauschale 2026: Pendeln zur Arbeit
Die Entfernungspauschale (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG) gilt für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte (Büro, Betrieb, Filiale). Sie ist bewusst auf die einfache Strecke beschränkt — der Rückweg ist darin bereits implizit abgedeckt.
| Entfernung (einfache Strecke) | Pauschale 2026 | Beispiel (220 Arbeitstage) |
|---|---|---|
| 1. bis 20. km | 0,30 €/km | 20 km × 0,30 × 220 = 1.320 € |
| Ab dem 21. km | 0,38 €/km | je km × 0,38 × 220 Tage |
| Ohne Pkw-Nachweis: Jahreshöchstbetrag | max. 4.500 € | — |
Wichtig: 4.500-€-Deckelung ohne Auto-Nachweis
Wer mit dem ÖPNV, Fahrrad oder zu Fuß pendelt, kann maximal 4.500 € Entfernungspauschale im Jahr ansetzen — es sei denn, höhere tatsächliche Kosten (z. B. Bahnfahrten) werden durch Belege nachgewiesen. Autofahrer ohne Belegpflicht sind dagegen nicht durch die 4.500-€-Grenze beschränkt, solange sie die Nutzung des eigenen Pkw glaubhaft machen können.
Praxisbeispiel: Arbeitnehmer mit 35 km einfachem Weg, 220 Arbeitstage: Die ersten 20 km: 20 × 0,30 € × 220 = 1.320 €. Kilometer 21–35 (15 km): 15 × 0,38 € × 220 = 1.254 €. Gesamt: 2.574 € Werbungskosten — deutlich über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 €, daher lohnt die individuelle Angabe in der Steuererklärung.
Kilometerpauschale für Dienstreisen
Wer beruflich zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte fährt (nicht zum normalen Büro), darf die Fahrtkosten als Dienstreise abrechnen — mit entscheidenden Vorteilen:
Beide Wege absetzbar
Bei Dienstreisen werden Hin- und Rückfahrt einzeln berechnet. Wer 80 km zum Kunden fährt (hin und zurück 160 km), darf 160 km × 0,30 € = 48 € ansetzen oder steuerfrei erstattet bekommen.
Kein Kilometerdeckel
Die 4.500-€-Grenze gilt nur für Pendler. Beim Dienstreise-Ansatz gibt es keine jährliche Obergrenze — jeder gefahrene Kilometer zählt zu 0,30 €.
Arbeitnehmer und Selbstständige
Arbeitnehmer setzen Dienstreise-Fahrtkosten als Werbungskosten an (oder lassen sie steuerfrei erstatten). Selbstständige und Freiberufler buchen sie als Betriebsausgaben — auch hier gilt 0,30 €/km.
Entfernungspauschale vs. Dienstreise-Kilometerpauschale im Überblick
| Merkmal | Entfernungspauschale (Pendeln) | Dienstreise-Km-Pauschale |
|---|---|---|
| Anwendungsfall | Tägliches Pendeln zur 1. Tätigkeitsstätte | Auswärtige Tätigkeitsstätten |
| Ansatz pro Fahrt | Nur einfache Strecke | Hin + Rückweg |
| Satz km 1–20 | 0,30 €/km | 0,30 €/km |
| Satz ab km 21 | 0,38 €/km | 0,30 €/km (kein Stufensatz) |
| Jahreshöchstbetrag | 4.500 € (ohne Pkw-Nachweis) | Kein Limit |
| Mitfahrer-Zuschlag | Nein | + 0,02 €/km pro Mitfahrer (Pkw) |
| Steuerfreie Erstattung | Nicht möglich (Werbungskosten) | Möglich bis Pauschsatz |
Praxistipps: So setzen Sie Fahrtkosten optimal ab
Fahrtenbuch vs. Pauschale
Die Kilometerpauschale ist einfach: keine Belege über Benzin, Versicherung oder Wartung nötig. Wer dagegen sehr teures Fahrzeug fährt und hohe tatsächliche Kosten hat, kann ein Fahrtenbuch führen und die nachgewiesenen Kosten ansetzen — wenn das günstiger ist als die Pauschale.
Arbeitnehmer-Pauschbetrag beachten
Das Finanzamt gewährt automatisch 1.230 € Werbungskosten-Pauschbetrag. Wer nur 10 km zur Arbeit hat, kommt mit der Entfernungspauschale oft nicht darüber. Erst ab ca. 18–19 km (bei 220 Arbeitstagen) übersteigt die Pendlerpauschale den Pauschbetrag — ab dann lohnt die Pendlerpauschale in der Steuererklärung.
Homeoffice-Tage nicht vergessen
An Homeoffice-Tagen fällt keine Entfernungspauschale an (keine Fahrt zur Arbeit). Stattdessen kann ab 2023 eine Homeoffice-Pauschale von 6 € pro Tag (max. 1.260 € im Jahr = 210 Tage) geltend gemacht werden. Beide Pauschalen addieren sich bei Mischmodellen (teils Büro, teils Homeoffice).